Quoi de mieux pour la dernière partie de notre série sur la gestion de projet IT qu’aborder le terme d’un projet ? Étape souvent négligée par « manque de temps » ou parce qu’un « projet IT n’est jamais fini », elle n’est pourtant pas moins importante que les autres. En réalité, la fin d’un projet se prépare tout au long de celui-ci.
Lors de la préparation du projet (phase 2), il est important de définir qui aura la charge de maintenir les fonctionnalités développées et qui va les utiliser…
Il est vrai, que les membres de l’équipe projet et de l’équipe étendue ont eu l’opportunité tout au long du projet de se former, techniquement et fonctionnellement, à la solution développée puisqu’ils l’auront conçue mais aussi éprouvée au travers de leurs tests. Mais ces équipes constituent rarement l’ensemble des utilisateurs finaux de la solution. De plus, si les prestataires proposent généralement une période de support, elle est souvent limitée dans le temps. Il faut donc penser sur le long terme. La formation va donc prendre deux aspects, un aspect fonctionnel et un autre plus technique.
Les participants de la formation technique vont dépendre fortement des modalités de support choisie par le client (support assuré en interne ou par un prestaire ? dans ce second cas, est-ce le prestaire qui a participé au projet ou un autre ?) Idéalement, les membres de ces équipes sont formés et intégrés petit à petit dans la fin du projet, pour prendre en main le logiciel. Dans tous les cas, la définition des méthodes de travail et des outils doit être faite.
Pour l’aspect fonctionnel, notre philosophie est de développer des applications simples dont la prise en main est rapide et facile. Peu de formation est donc nécessaire. Il faut néanmoins, a minima, préparer les utilisateurs aux changements et les informer des nouveautés à venir. Plus la solution sera complexe, plus la formation à son utilisation sera nécessaire et critique.
Que ce soit au cours des sessions de formation ou au bout de quelques jours d’utilisation en « conditions réelles », recueillir les avis des utilisateurs sur les nouvelles fonctionnalités est une superbe opportunité pour étoffer la roadmap des étapes à venir et améliorer les fonctionnalités en conséquence (amélioration continue, lancement d’un nouveau projet…).
Nous recommandons également l’organisation d’une réunion de fin de projet. Nous pouvons ainsi faire le bilan, recenser les moments difficiles et les grandes réussites ou encore identifier des axes d’amélioration pour les prochains projets. Les points identifiés lors de cette réunion peuvent aussi permettre de communiquer en interne ou en externe sur les activités de l’entreprise, en tant que retour d’expérience plus global.
De cette façon, chacun peut reprendre son activité en étant plus riche des apprentissages tirés de la vie de projet (qui diffère souvent des tâches quotidiennes) et du contact d’une équipe variée (qui permet souvent de découvrir d’autres métiers de l’entreprise ou des prestataires)
Tout au long de cette série, nous avons vu les différentes phases d’un projet, ainsi que les points d’alertes ou conseils sur lesquels nous souhaitions mettre l’accent.
Alors si nous pouvions tout résumer en un seul mot ? Communication. Bien communiquer, c’est transmettre la bonne information, à la bonne personne et au bon moment. Sans oublier de la documenter ! Trop de projets rencontrent des difficultés quand celle-ci n’est pas mise en place correctement.
La communication peut prendre des formes bien différentes d’un client à un autre mais elle restera toujours essentielle. Nous mettrons donc un point d’honneur à établir les canaux de communication en début de projet et à assurer leur utilisation de bout en bout.
Qu’avez-vous pensé de cette série ? Avez-vous d’autres conseils à nous donner, d’autres écueils que vous avez rencontré lors de projets ? N’hésitez pas à en parler dans les commentaires !
