Bien étrange que cette question. Cela peut sembler évident que chacun fasse sa part dans l’entreprise qui l’emploie. Et pourtant, le sujet n’est pas anodin. Reformulons. Vos employés sont-ils en mesure de faire ce pourquoi ils ont été embauchés ? Ou ont-ils à leur charge des tâches qui leur permettent d’exercer leur activité mais sur lesquelles ils n’ont pas de valeur ajoutée ? Petite mise en situation.
Votre équipe fait votre fierté, vous avez bâti votre entreprise ensemble et vous savez ce dont elle est capable. Ses membres sont pro-actifs et impliqués dans leur métier, ils font remonter les axes d’amélioration. Mais… vous sentez que le plein potentiel n’est pas exploité. Votre équipe est débordée, elle traite les taches au jour le jour, du retard est pris sur certains projets et les idées d’améliorations ne sont pas exploitées.
Et au fond de vous, vous savez pourquoi. Vos employés ne font pas le travail pour lequel ils ont été embauchés, ou en tout cas, pas tout le temps. Une partie de leur temps est occupé à saisir (voire ressaisir) des données, les corriger, les analyser, les mettre en forme, les présenter, les commenter… pour ENFIN, pouvoir prendre la décision qui en résulte. Les données. C’est sur elles que repose votre activité. Et elles peuvent être un levier d’amélioration, une aide à la décision ou un gouffre de temps si elles sont mal saisies, mal classées, perdues, inaccessibles ou même, intraitables…
Combien d’entre nous se retrouve dans ce profil ? A ne pouvoir apporter de la valeur que quelques heures par jour ?
Cette situation, je la rencontre chez la plupart de mes clients et c’est un des aspects qui donne du sens à notre métier. Souvent, les tâches les plus facilement remplaçables par l’outil informatique sont celles qui ont le moins de valeur ajoutée et par extension, le moins d’intérêt pour vos employés. Ne serait-ce pas dommage que vos meilleurs éléments aillent voir ailleurs par manque d’intérêt pour leur activité ?
Une fois que nous avons fait ce point de situation, il y a une bonne nouvelle. Il est rarement nécessaire de lancer un programme long et coûteux pour redonner du sens au travail de votre équipe. Il s’agit en premier lieu de réaliser un audit de votre activité. Le mot fait souvent peur, mais j’aurais pu aussi bien parler d’analyse ou d’évaluation. Toujours pas rassuré ? Pourtant, il ne s’agit que d’apporter des réponses à quelques questions clés :
- Ai-je des données stockées en double ?
- Plusieurs employés saisissent-ils les mêmes données ?
- Ai-je des problèmes de cohérence de données (plusieurs versions d’un même fichier, par exemple) ?
- Ai-je régulièrement des problèmes de perte de données ?
- Mes données sont-elles facilement exploitables et analysables ?
Se poser les bonnes questions va permettre ensuite d’aborder méthodiquement la transformation de ses outils informatiques.
Il est fréquent de garder des données au cours du temps, par utilité ou en prévision d’une utilité future, non connue à ce jour. Pourtant, il est des plus difficiles de conserver des données et de maintenir leur intégrité lorsqu’on ne connaît pas leur finalité. Comment demander à vos équipes d’être attentif à la saisie, à la recopie ou à la sauvegarde de données qu’elles ne savent pas interpréter puisqu’elles ne s’en sont jamais servis.
Il s’agit donc de limiter le nombre de données manipulées par vos équipes à celles qui leur servent au quotidien. Attention, je ne réfute absolument pas l’utilité des Big Data, Data Lake, Machine Learning… Ces données ont leur propre raison d’exister, dans des systèmes dédiés aux analyses long terme. Il faudra travailler également sur ces données afin d’automatiser la collecte et la mise en contexte et d’alimenter une fois et une seule ces systèmes.
Cette approche vise surtout les données quotidiennes, collectées sur le terrain, à valider ou revalider pour servir de base à des tableaux de bords variés. Ces données sont d’autant plus importantes si elles sont communes ou proviennent de plusieurs applications.
Revenir à vos besoins essentiels et identifier les flux de données cruciaux permettra d’isoler les données pertinentes et celles qui nécessitent une attention particulière.
Une fois que les données à traiter sont réduites, c’est leur intégrité qu’il faut travailler. Pour ce faire, vous pouvez entamer le recensement de l’ensemble des endroits où la donnée est saisie, transformée, copiée…
Où la donnée est-elle saisie originellement ? S’agit-il d’une information fournie par l’utilisateur, basée sur l’expérience ? Très bien, laissons-la ainsi, les actions à valeur ajoutée sont à conserver. Dans le cas contraire, on peut réfléchir à un moyen d’automatiser la remontée d’information. De nombreux capteurs permettent de compter la production d’une machine, d’identifier les temps d’arrêt, de caractériser des rebuts…
La donnée est-elle saisie plusieurs fois ? Il est possible de s’interroger sur des pistes d’intégration entre logiciels qui permettront de sécuriser la donnée d’une plateforme à l’autre et d’en assurer la cohérence dans tout le Système d’Information.
La donnée est-elle extraite et si oui à quelles fins ? Nous retrouvons souvent des extractions Excel qui présentent une grande maniabilité mais pêche malheureusement par la multiplicité de leur version. Chacun peut y mettre en forme ses graphiques, mais il existe alors autant de versions du fichier que d’individus. Même si un support mis en forme est communiqué à tous, il suffit que le fichier soit renvoyé avec une mise à jour pour qu’il y ait un risque d’incohérence. Les outils de gestion documentaire en ligne ont beaucoup fait évoluer le sujet, mais le téléchargement local reste un risque pour l’intégrité globale. Pourquoi ne pas s’intéresser à des outils de reporting directement branchés sur votre base de données (surtout si vous avez pris soin de la nettoyer au préalable) ?
La donnée est-elle parfois consignée sur papier ? Le « 0 papier » n’est pas une fin en soi, je pense en particulier aux cartes Kanban permettant une gestion visuelle et efficace de son atelier. Pourtant, la prise de note présente tout de même un certain nombre de contraintes. Une écriture peut être mal relue et ainsi entraîner des erreurs de saisies, ou une feuille peut être simplement perdue. L’outil informatique s’invite de plus en plus sur votre usine, au travers de différentes technologies (écran tactiles, tablettes industrielle, pistolets radiofréquence, puce RFID…) et peut se substituer aux comptes-rendus manuscrits.
Les motivations de votre projet sont louables et votre axe de communication doit être choisi avec soin. Même si le changement peut faire peur, vos équipes peuvent y trouver leur intérêt. Mettez en avant que leur travail en sera facilité, que ce sera une manière différente de travailler, mais qu’elle leur dégagera du temps pour des tâches intéressantes.
Qu’il s’agisse de la conception de nouveaux outils ou la redéfinition de l’existant, il ne faut jamais perdre de vue votre cible. Qui va utiliser l’outil ? A quelle fréquence ? Quel est le but recherché par cette utilisation ? Vos outils doivent être conçus pour vos utilisateurs et, le plus souvent possible, avec vos utilisateurs. On ne répètera jamais assez combien il est essentiel de s’assurer du soutien d’utilisateurs-clés, ces sponsors métiers qui feront de votre projet une réussite.
La méthode du « Persona », qui a pour but de tracer les grandes lignes du ou des utilisateurs cibles de votre application, est souvent utilisée afin d’identifier au mieux votre application idéale en fonction de votre contexte et de la physionomie de votre équipe. Nous en reparlerons dans un article dédié.
Une application ergonomique s’inscrivant avec fluidité dans vos process de fabrication et nécessitant pas ou peu de formation (de par son intuitivité naturelle) sera un élément clé de votre réussite et cette réalisation n’est possible qu’à l’issue d’une collaboration forte entre vos équipe terrain et des experts solutions dédiées.
Ces axes de travail vous inspire-t-il ? Retrouvez-vous certaines de vos problématiques ? N’hésitez pas à me faire part de vos avis qui me permettront d’étoffer ma réflexion sur le sujet.
